Aider les membres du personnel à faire une transition sans heurt au Dossier de santé connecté
La formation, l’encadrement et le soutien sont essentiels lors de la transition à la nouvelle plateforme numérique
Voici en quoi consiste la difficulté : élaborer le Dossier de santé connecté (DSC), une plateforme extrêmement complexe qui permettra aux membres du personnel d’accéder rapidement à des renseignements à jour au sujet de tous les usagers des soins de santé au sein du CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal.
Les membres de l’équipe de gestion du changement : (de haut en bas) Emma Goyette, Jean-Olivier Caron, Caroline Lessard, Chantal Bastian, Andreea Sotrea, Céline Ablasou, Myriam Olmand et Caroline Bibeau.
Et voici ce qui pourrait être tout aussi difficile : veiller à ce que les membres du personnel aient le sentiment d’avoir reçu suffisamment de soutien pour être prêts à adopter le DSC.
Pourquoi est-ce difficile? Parce que tout changement, quel qu’il soit, et la peur de l’inconnu peuvent être déstabilisants pour certaines personnes.
C’est la raison pour laquelle une Équipe de gestion du changement a été formée pour se consacrer exclusivement au soutien au personnel pendant l’implantation du DSC, explique Jean-Olivier Caron, chef du Bureau de projets et du Partenariat d’affaires au Service des ressources humaines du CIUSSS.
Le DSC est digne de cet effort particulier, ajoute Monsieur Caron, puisque la nouvelle plateforme simplifiera et rationalisera la manière dont les données sur la santé sont enregistrées, conservées, récupérées, affichées et partagées dans les différents sites du CIUSSS (y compris l’HGJ).
Par conséquent, le DSC appuiera la prestation de soins plus rapides et efficaces tout en réduisant les risques d’erreurs.
La gestion du changement est essentielle à tout projet d’envergure, poursuit Monsieur Caron, et c’est la raison pour laquelle les dirigeants ont fait appel au Service des ressources humaines, puisque la gestion du changement organisationnel est un aspect majeur de l’expertise de ce Service.
Ces préparatifs minutieux sont nécessaires puisque le DSC jouera bientôt un rôle clé dans l’approche globale de Vos soins partout, une initiative qui vise à améliorer la qualité des soins à l’échelle du CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal.
La priorité absolue de la démarche de Vos soins partout est d’obtenir de bons résultats, en prodiguant les bons soins au bon moment dans le lieu le plus pertinent, le plus sûr et le plus commode pour les usagers des soins de santé.
En mettant l’accent sur l’amélioration des soins « partout », le DSC est particulièrement pertinent pour fournir aux membres du personnel l’information essentielle, quel que soit l’endroit où ils — ou les usagers des soins de santé — se trouvent.
Monsieur Caron note que le DSC sera également bénéfique pour les membres du personnel de plusieurs autres manières, y compris en réduisant la charge administrative. En effet, il ne sera plus nécessaire d’ouvrir de multiples programmes pour obtenir un tableau complet des renseignements relatifs à la santé d’un usager. Toutes les données pertinentes seront plutôt réunies dans le DSC.
Aider les membres du personnel à s’adapter au changement
Jean-Olivier Caron travaille avec une équipe composée de différents professionnel(le)s qui aideront les membres du personnel pendant la transition au Dossier de santé connecté.
- Andreea Sotrea, conseillère en Planification de la main-d’œuvre
- Caroline Bibeau, conseillère en Acquisition de talents
- Caroline Lessard, conseillère en Développement organisationnel et des compétences
- Céline Ablasou, gestionnaire de projets sénior en Santé numérique
- Mark Biunno, gestionnaire principal de projets en Santé numérique
- Emma Goyette, conseillère-cadre, Partenariat d’affaires RH
- Chantal Bastian, agente de Formation
Pour faciliter la transition, Monsieur Caron et son équipe se concentrent sur trois éléments fondamentaux : la communication, la formation et le soutien.
La communication consiste à transmettre l’information le plus largement possible pour s’assurer que les membres du personnel comprennent réellement comment le DSC améliorera leur manière de travailler et comment la qualité des soins s’en trouvera rehaussée.
De plus, outre les articles comme celui-ci publiés dans les Nouvelle HGJ (pour les autres, consultez l’encadré), des courriels comportant des renseignements seront envoyés au cours des prochains mois. Il y aura également une campagne d’affichage ainsi qu’un site Sharepoint, qui comportera un code QR, consacré au DSC.
Prochainement, les membres du personnel à l’HGJ auront la possibilité de consulter une version en lecture seule du premier module du DSC : la Chronologie du patient. Il ne sera pas possible d’entrer ou de modifier des données dans ce module qui vise à familiariser le personnel avec certaines des caractéristiques distinctives du DSC.
La formation commencera à l’HGJ et sera donnée par la suite dans tous les sites du CIUSSS. De cette manière, les employés seront assurés d’apprendre à utiliser le DSC et de recevoir un soutien continu. Ils ne seront pas laissés à eux-mêmes, souligne Monsieur Caron.
Les formateurs et les membres du personnel très compétents (connus sous le nom de super utilisateurs) seront présents au sein de plusieurs Services, Départements, Divisions et Unités.
Pour en savoir plus au sujet du dossier de santé connecté
Pour explorer le DSC plus en détail, consultez les articles suivants publiés dans les Nouvelles HGJ au sujet des améliorations majeures que le DSC conférera à la sécurité des usagers et aux tâches quotidiennes des membres du personnel.
- Première partie de l’entretien sous forme de foire aux questions au sujet du DSC avec le Dr Justin Cross, chef de la Santé numérique du CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal.
- Deuxième partie de l’entrevue avec le Dr Cross.
- Le rôle d’Elliott Silverman, directeur adjoint de la Santé numérique dans le développement du DSC.
- Comment Mike Shulha collabore avec les praticiens cliniques et les membres du personnel.
- Protéger la confidentialité de l’information sur la santé des usagers.
- Le Service des technologies de l’information assure le soutien technique du Dossier de santé connecté.
Leur rôle sera de fournir des explications, de répondre immédiatement aux questions et de prodiguer des conseils et un soutien général.
Pour Monsieur Caron, il s’agit « d’une période emballante sur le plan professionnel », en raison de l’ampleur et de la portée de ce projet. Avant d’entrer au service du CIUSSS, en 2019, il a travaillé en gestion du changement au sein de différentes entreprises montréalaises du secteur privé. Bien que le changement a été considérable au sein de ces entreprises, il n’était pas comparable à l’échelle du changement entraîné par le DSC.
« C’est très satisfaisant de savoir que mon équipe et moi pouvons aider les membres du personnel pendant la transition vers quelque chose qui améliorera leurs manières de travailler, tout en procurant une meilleure qualité de soins », dit-il.
La Fondation de l’HGJ apporte un soutien crucial au DSC
L’élaboration du dossier de santé connecté, et de ses nombreux avantages pour les usagers, serait impossible sans le soutien financier essentiel de la Fondation de l’HGJ.
Les dons peuvent être effectués en ligne à l’appui des programmes et des services à l’HGJ.
Related Posts
