Mai 2021Pleins feux

Au Centre de commandement, les décideurs élaborent des stratégies de vaccination pour que les vaccins continuent d’être administrés

Les données en temps réel à l’écran sont essentielles pour que la campagne de vaccination reste sur la bonne voie

Vous avez été vacciné contre la COVID-19? Félicitations! Votre visite au site de vaccination a probablement été rapide et facile : inscription, vaccination, brève attente pour vous assurer qu’il n’y a pas de réaction indésirable et départ – le tout en une demi-heure environ.

Mais, vous ne savez peut-être pas que le CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal a dû prendre une multitude de décisions stratégiques et logistiques pour s’assurer que tout se déroule aussi harmonieusement.

En fait, en coulisse les efforts déployés sont tellement complexes que certains des principaux décideurs du CIUSSS passent une grande partie de leur journée dans un Centre de commandement de la vaccination.

C’est là qu’ils révisent en temps réel les données affichées sur une multitude d’écrans afin de rester au fait de la situation qui peut changer à tout moment.

L’objectif général est d’être prêt à composer avec toute situation inattendue et à réagir rapidement en prenant des décisions éclairées si la situation change soudainement.

Ce centre d’activité relatif à la vaccination, situé au CLSC de Côte-des-Neiges, est un centre satellite du Centre de commandement principal à l’Hôpital général juif, connus collectivement sous le nom de C4 puisqu’ils se « Concentre sur de meilleurs soins par le biais de Communication, de Collaboration et de Créativité ».

Ensemble, ces installations sont des éléments clés d’une initiative majeure du CIUSSS—qui est appuyée par un soutien financier substantiel de la Fondation de l’HGJ—visant à exploiter la puissance de la technologie numérique pour améliorer la prestation des soins de santé et des services sociaux.

Les nombreux avantages du Centre de commandement

Outre faire de la vaccination un processus largement sans tracas, le Centre de commandement C4 a joué un rôle important dans la rationalisation du flux des lits, en d’autres mots, dans l’amélioration du processus d’admission de certains patients à l’HGJ et de leur attribution d’un lit avec un minimum d’attente.

De même, quand les patients sont prêts à obtenir leur congé de l’Hôpital, le C4 a été d’une importance clé pour leur permettre de retourner à leur domicile ou d’être transférés dans un centre de réadaptation ou de soins de longues durées plus rapidement

À cette fin, le CIUSSS a de nouveau fait appel à Maisha Labs, un partenaire de confiance, qui a fourni un savoir-faire technique à différents projets au cours des dernières années. Cette Société israélienne, qui a des bureaux à Tel-Aviv et à Montréal, aide les organisations à utiliser la technologie numérique de manière plus productive pour gérer les tâches les plus exigeantes.

Mais, pourquoi la campagne de vaccination est-elle tellement difficile à gérer? Prenez en considération les éléments suivants :

  • D’une journée à l’autre, le CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal ne sait jamais combien de doses de vaccin seront livrées.
  • Il arrive que certaines doses prévues pour le CIUSSS soient soustraites de l’envoi prévu et attribuées à une autre région de la province où les besoins sont importants.  
  • La demande pour les vaccins n’est pas la même dans les trois sites de vaccination publique du CIUSSS ni pour la campagne de vaccination des employés, des clients vulnérables, des patients à domicile et des résidents des centres de soins de longue durée. Par conséquent, des décisions doivent être prises chaque jour en ce qui a trait au nombre de doses à attribuer à ces fins.
  • La plupart des personnes prennent un rendez-vous pour se faire vacciner, mais certains sites reçoivent les usagers sans rendez-vous.  
  • Certaines doses sont administrées aux personnes qui vivent à l’extérieur de la région desservie par le CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal.
  • Les exigences relatives à l’entreposage et à l’utilisation sont différentes pour chaque type de vaccin (de Pfizer, de Moderna et d’AstraZeneca). Le vaccin de Pfizer est le plus compliqué, puisqu’il doit être réfrigéré à une température de -80 degrés Celsius et administré au cours des cinq heures suivant sa reconstitution.
  • Il doit y avoir suffisamment de personnel dans les sites, ce qui signifie que les dispositions nécessaires doivent être prises pour recruter et former ces personnes. De plus, il faut les intégrer au sein des effectifs du CIUSSS et prévoir leurs horaires dans les différents sites.

Et pourtant, malgré ces complications, vous avez reçu votre vaccin comme si rien n’était plus simple.

Dans le Centre de commandement de la vaccination (de gauche à droite) Lucie Tremblay, Sonia Boccardi et Joanne Côté revoient à l’écran les données les plus récentes sur la vaccination pendant une vidéoconférence avec leurs collègues de différentes installations du CIUSSS.

Dans le Centre de commandement de la vaccination (de gauche à droite) Lucie Tremblay, Sonia Boccardi et Joanne Côté revoient à l’écran les données les plus récentes sur la vaccination pendant une vidéoconférence avec leurs collègues de différentes installations du CIUSSS.

Grâce à l’appui du Centre de commandement de la vaccination, le CIUSSS a été en mesure d’inoculer plus de 100 000 personnes, soit au moins le tiers de la population adulte de la région, entre les mois de décembre et de mai, de dire Lucie Tremblay, la directrice des Soins infirmiers et de la Vaccination.

Madame Tremblay et ses collègues peuvent non seulement consulter des données détaillées sur les nombreux écrans situés sur leur bureau et sur les murs derrière eux, mais ils peuvent aussi voir en temps réel des images vidéo des différents endroits au sein de chaque site de vaccination.

« Cela nous donne une très bonne idée de ce qui se passe en tout temps », explique Madame Tremblay. « Nous pouvons réellement voir si le site est très achalandé ou s’il y a très peu de personnes qui attendent. Ensuite, s’il y a lieu, nous modifions notre stratégie et, plus tard au cours de la journée, nous pouvons voir les résultats à l’écran ».

« Sans le Centre de commandement, nous aurions été continuellement au téléphone ou occupés à envoyer des courriels », dit Joanne Côté, la directrice du Service qualité, innovation, évaluation, performance et éthique clinique.

« L’avantage est de nous permettre de fonctionner à un niveau élevé, puisque nous sommes tous disponibles sur place », ajoute Madame Côté. « Quand un problème survient et que nous sommes tous assis dans la même pièce, il est beaucoup plus facile de bien comprendre la situation et de prendre rapidement une décision ».

Le résultat « n’est pas seulement une efficacité accrue, mais une souplesse accrue » – la capacité d’esquiver les obstacles et de changer de direction si les circonstances l’exigent.

Même si une crise survient, et qu’une ou plusieurs des personnes clés ne sont pas présentes, la plupart d’entre elles peuvent être au Centre en quelques minutes, puisque leurs bureaux sont situés à l’HGJ, de l’autre côté du chemin de la Côte-Sainte-Catherine. Les autres membres de l’équipe peuvent être joints facilement par vidéoconférence.

Selon Elliott Silverman, le directeur de la Logistique et de l’Internet des choses, le résultat « n’est pas seulement une efficacité accrue, mais une souplesse accrue », en d’autres mots, la capacité d’esquiver les obstacles et de changer de direction si les circonstances l’exigent.

Et, c’est ainsi qu’Amina Talib, la directrice adjointe des Ressources humaines, peut être d’un apport en temps opportun aux décisions qui exigent ce qu’elle décrit comme une « opération de dotation massive en personnel ».

Elle note qu’au cours des trois premières semaines du programme de vaccination publique, les horaires d’au moins 1 000 employés ont été révisés pour que les sites de vaccination puissent être suffisamment dotés en personnel en tout temps.

« Nous résolvons les problèmes en temps réel aussi souvent que nous le pouvons », ajoute Sonia Boccardi, la directrice adjointe de la campagne de vaccination contre la COVID-19. « Par exemple, s’il y a un problème d’approvisionnement, Elliott est littéralement à côté de moi et je peux lui en parler ».

« Bien sûr, certaines situations exigent considérablement plus de discussions et de planification, mais, quel que soit le type de problème éprouvé, nous pouvons y faire face parce que nous sommes ensemble ».

C’est la raison pour laquelle Lucie Tremblay peut continuer à sourire, même quand elle est confrontée à une situation qu’elle décrit comme une volte-face ou un « revirement brutal ».

« C’est mon expression préférée quand nous recevons un appel téléphonique inattendu ou un courriel des autorités », dit-elle en souriant. « J’entre dans le Centre de commandement, et j’annonce : “ Nous avons une volte-face! ”, et soudainement tout change ».

« Cela signifie que nous devons prendre des décisions difficiles rapidement. Mais, je sais que nous sommes à la hauteur de la situation, parce que nous pouvons travailler ensemble dans le Centre de commandement ».

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