Des locaux de service approvisionnés de manière fiable en fournitures médicales les plus demandées, grâce à un nouvel outil optimisé par l’IA

Le Système intelligent de distribution minimise les risques de pénuries imprévues et de péremption des articles inutilisés

Parfois, Ron Howell a du mal à croire qu’il y a seulement quelques mois son téléphone sonnait sans arrêt : les unités de soins infirmiers lui téléphonaient continuellement pour lui demander de réapprovisionner des fournitures de matériel médical qui s’étaient épuisées de manière inattendue.

En tant que superviseur de la Logistique au Centre hospitalier universitaire général juif, Monsieur Howell joue un rôle clé pour s’assurer que tout ce qui est nécessaire pour les soins aux patient(e)s, des pansements aux seringues en passant par les solutions intraveineuses, les bassins en plastique et les lingettes humides – sont toujours disponibles dans le local de service la plus près.

Auparavant, il était difficile de garantir la disponibilité de ces articles. Mais aujourd’hui, grâce à la mise en œuvre d’un outil numérique optimisé par l’intelligence artificielle, le personnel de soins infirmiers doit rarement téléphoner d’urgence à Monsieur Howell.

Dans l’entrepôt du Centre hospitalier universitaire général juif, le magasinier Alex Woo, vérifie les quantités de fournitures médicales qui sont sur le point d’être livrées aux locaux de service des différentes unités de soins infirmiers.

En effet, lui et ses collègues peuvent désormais déterminer, avec beaucoup d’uniformité et de précision, quels produits — et en quelles quantités — doivent être réapprovisionnés.

De même, les membres de son équipe savent presque toujours si les stocks des fournitures les plus demandés sont suffisants, et si certains articles risquent de rester en stock au-delà de leur date de péremption.

« Avant l’IA, je recevais entre 20 et 30 appels par jour de la part d’infirmier(ère)s qui me disaient : “Il nous faut ceci, il nous faut cela” », explique Monsieur Howell. « Aujourd’hui, j’ai de la chance si je reçois deux de ces appels par semaine. C’est peu dire que le changement a été spectaculaire. »

Sa réaction est la même que celle des personnes qui effectuent les tournées de livraison des fournitures. « Auparavant, il fallait consacrer au moins deux heures chaque matin pour aller dans tous les locaux de service et scanner les étagères pour voir ce qu’il fallait réapprovisionner », explique le magasinier Alex Woo.

« Désormais, le matin, il suffit d’allumer une tablette et de charger nos chariots avec tout ce que l’ordinateur a déterminé qu’il fallait livrer à chaque local. Plus tard dans la journée, nous entrons dans l’ordinateur ce que nous avons livré; il analyse ces nouvelles données et prévoit ce qui sera requis le lendemain. »

Un niveau élevé de précision

Selon Audrey Benarrosh, directrice, Logistique, Achats et Services de soutien clinique, le nouvel outil d’IA — connu sous le nom de Système intelligent de distribution, et pleinement déployé depuis le mois de mai — fonctionne avec une précision d’environ 85 %, un taux qui devrait continuer à augmenter.

« L’outil apprend à partir des données saisies quotidiennement par les magasiniers », souligne Madame Benarrosh. « À mesure que les données s’accumulent, l’outil devient plus précis pour fournir un rapport de la situation actuelle et des tendances. »

Ou, comme le dit Monsieur Howell, « l’outil n’en est qu’à ses débuts. Les données que nous lui fournissons pour l’instant sont des céréales pour bébé, mais très bientôt, il passera à la nourriture solide. »

Madame Azuelos ajoute que « l’algorithme examine les données et nous indique : “Tiens, je constate une augmentation ici et une diminution là.” Cela nous aide à rajuster les quantités que nous livrons quotidiennement, et évite bien des tracas à notre personnel de soins infirmiers. »

Précédemment, certain(e)s magasinier(ère)s chevronné(e)s pouvaient acquérir progressivement des compétences qui leur permettaient d’ajuster avec précision la livraison des fournitures, explique Amal Onkoud, spécialiste en Procédé administratif auprès de la Direction de la logistique.

« Cependant », poursuit-elle, « si cette personne chevronnée nous quittait, par exemple pour prendre sa retraite ou être mutée dans un autre service, cette personne était très difficile à remplacer. Maintenant que nous disposons du Système intelligent de distribution, ce n’est plus un problème. »

Suivi de la valeur des stocks en temps réel

Un autre avantage, ajoute Madame Benarrosh, est que « nous connaissons désormais la valeur financière en temps réel de ce qui se trouve dans les étagères, ce qui n’était pas le cas auparavant. Il s’agit d’un changement considérable, puisqu’aujourd’hui, l’un des aspects décisifs des soins de santé consiste à savoir dans quelle mesure nous sommes performants. Cependant, il est impossible de calculer notre niveau de performance si nous ne disposons pas des données nécessaires. »

L’apport d’OROT, l’Incubateur de santé connecté de Santé Québec Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal – Universitaire, a été la clé de la réussite du projet : cette Équipe a méticuleusement guidé les participant(e)s tout au long d’un processus de développement parfois ardu.

OROT a également facilité le partenariat de développement avec IVADO Labs (le partenaire en IA) et le partenariat de financement avec Scale AI (le pôle de financement canadien en IA).

Au début, définir la nature complexe et le fonctionnement de l’outil proposé s’est avéré être un défi si redoutable que des difficultés de communication survenaient souvent entre IVADO Labs et les membres du personnel des différentes équipes de l’Hôpital, notamment celles chargées de la Logistique, de l’Informatique et de la Santé numérique.

Par conséquent, les travaux ont commencé au début de 2024, mais c’est seulement à l’automne 2025 que les principaux obstacles ont finalement été surmontés et que le projet a pu avancer.

OROT a joué un rôle déterminant pour débloquer la situation, en veillant à ce que « nous parlions tous la même langue » et en s’assurant que l’outil puisse gérer les tâches pratiques quotidiennes à la satisfaction du personnel.

Mise en place d’un partenariat public-privé

« Nous avons également joué un rôle dans la gestion des partenaires et dans la mise en place d’un partenariat public-privé », explique Virginie Combet, conseillère-cadre et cheffe d’équipe au sein d’OROT. « De plus, nous avons collaboré avec le partenaire financier, Scale AI, dont la participation a été cruciale pour la concrétisation de ce projet.

« Cela a été possible grâce à la connaissance approfondie des membres de notre équipe des contraintes juridiques, des exigences en matière de protection des données, et plus.

« J’admire aussi profondément tous nos partenaires qui, à maintes reprises, ont réaffirmé leur engagement envers la réussite de ce projet. Ce niveau d’engagement nous a permis de surmonter certains de nos moments les plus difficiles. »

Le résultat est un outil utile dont tous peuvent être fier(ère)s, déclare Kathy Malas, directrice Qualité, Innovation, Intelligence artificielle et Valeur, et dirigeante d’OROT.

« L’expertise d’OROT a été d’un apport considérable pour faciliter la création conjointe et la conception centrée sur l’utilisateur, afin de créer, tester, peaufiner et mesurer la valeur de cette innovation en matière d’IA. Je suis profondément convaincue que c’est la meilleure manière de s’assurer que les technologies d’IA soient adoptées dans la pratique et créent une réelle valeur ajoutée. »

Pour Antoine Beauchesne, conseiller en Innovation et Design auprès d’OROT, c’est une immense satisfaction (et un soulagement) de voir enfin le Système intelligent de distribution rationaliser le système de réapprovisionnement.

« Nous savons que nous ne pouvons pas résoudre tous les problèmes », dit-il, « mais nous nous efforçons de nous en approcher le plus possible. Après tout le temps et les efforts consacrés à cet outil, c’est formidable de constater qu’un si grand nombre des difficultés initiales ont été résolues ou, tout au moins, atténuées. »

« Pour moi personnellement, cela a été fascinant que le personnel de la Logistique me permette de découvrir les coulisses de l’Hôpital, plusieurs couloirs dont j’ignorais l’existence et une foule de subtilités du système. Cela m’a permis d’apprécier encore davantage la manière dont toute cette installation s’efforce de fonctionner de la manière aussi fluide que possible, pour que les patient(e)s reçoivent les soins de qualité supérieure qu’ils et qu’elles méritent. »