Mai 2021Pleins feux

La « circulation » des patients est plus fluide grâce au nouveau Centre de commandement numérique

Les données en temps réel aident à réduire le temps d’attente pour les admissions ou les congés à l’HGJ

Arriver à avoir un lit d’hôpital peut ressembler à conduire sur une autoroute à l’heure de pointe : même si la circulation est dense, tout peut se dérouler sans heurt, du moment qu’il n’y a pas d’embouteillage soudain sur les rampes d’accès, les rampes de sortie ou à n’importe quel endroit entre les deux.

Si les traitements des patients se déroulent comme prévu (vitesse de croisière), et si les patients obtiennent leur congé efficacement en temps opportun (rampe de sortie), les nouveaux patients peuvent être admis (rampe d’accès) et se joindre au flux harmonieusement.

Malheureusement, la réalité ne reflète pas toujours nos attentes. Dans un hôpital occupé, comme l’HGJ, de nombreux facteurs sont constamment en jeu, et chacun est susceptible de causer des retards importants, des ralentissements graves, voire un engorgement total.

Pourquoi est-ce important? Parce que si les patients ne sont pas admis à l’HGJ au bon moment et n’obtiennent pas leur congé à temps, les lits ne seront pas disponibles pour les nouveaux arrivants qui doivent être hospitalisés d’urgence.

Et, il s’agit d’une situation d’autant plus préoccupante si ces lits sont requis rapidement pour soigner des personnes infectées par la COVID-19.

L’importance d’une gestion des lits efficace a longtemps été reconnue. Mais, des progrès majeurs ont seulement été réalisés récemment à l’HGJ, grâce à un projet qui tire pleinement parti de la puissance numérique du nouveau Centre de commandement établi par le CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal.

Les nombreux avantages du Centre de commandement

Outre l’amélioration du processus d’admission de certains patients à l’HGJ et de l’attribution de lits le plus rapidement possible, le Centre de commandement C4 a joué un rôle important pour simplifier considérablement le processus de vaccination.

De même, quand les patients sont prêts à obtenir leur congé de l’Hôpital, le C4 a été d’une importance clé pour leur permettre de retourner à leur domicile ou d’être transférés dans un centre de réadaptation ou de soins de longues durées plus rapidement.  

« Le Centre de commandement est le point de convergence », dit la Dre Shannon Fraser, la directrice médicale du Centre. « C’est un lieu où nous pouvons nous réunir en personne ou virtuellement tous les jours, voire toutes les heures s’il y a lieu, pour prévenir les problèmes potentiels, ou à tout le moins, en réduire les conséquences au minimum ».

Développé grâce à un soutien financier substantiel de la Fondation de l’HGJ, le Centre de commandement est également connu sous le nom de C4, puisque ses activités permettent à l’Hôpital de mieux se Concentrer sur de meilleurs soins par le biais de Communication, de Collaboration et de Créativité.

Les efforts portent leurs fruits, à en juger par le nombre de soins actifs (NSA) à l’Hôpital. Ce terme désigne les patients dont le traitement à l’Hôpital est terminé, mais qui continuent à occuper leur lit de soins actifs jusqu’à ce qu’ils obtiennent leur congé ou soient transférés à une autre installation, comme un contre de soins de longue durée.

Le Centre de commandement au deuxième étage du pavillon B à l’HGJ.

Le Centre de commandement au deuxième étage du pavillon B à l’HGJ.

L’année dernière, il n’était pas rare qu’il y ait au moins 60 patients inclus dans le NSA en tout temps à l’HGJ. Ensuite, le Centre de commandement est passé à une vitesse supérieure : au cours des trois premiers mois et demi de 2021, le NSA a chuté à un peu plus de 20; il se situe maintenant à un peu plus de 30.

Grâce à cette démarche, le CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal est l’un des rares réseaux de soins de santé au Québec, voire le seul, à atteindre régulièrement et même parfois à dépasser l’objectif fixé par le ministère de la Santé et des Services sociaux relativement aux NSA.

Pour continuer à progresser, le CIUSSS s’est appuyé sur l’expertise de l’Équipe de gestion de l’information de la Santé numérique. Depuis plus de dix ans, une équipe d’analystes, dont les membres actuels sont Maria Veres, Coralie Lafontant et Thanh Truc Nguyen, appuie l’HGJ et le CIUSSS pour l’analyse et le développement d’applications.

L’un des faits saillants de leur travail est la création d’un tableau de bord dynamique pour le Centre de commandement, comportant des mises à jour sur la fluctuation des patients admis et quittant l’Hôpital, ainsi que de l’information sur la COVID-19 pour les cliniciens. Le tableau de bord s’est classé cinquième parmi 120 soumissions lors d’un concours important de Desjardins en matière d’innovations dans le domaine des soins de santé.

Avant l’existence du Centre de commandement, les cadres supérieurs devaient souvent fonder leurs décisions sur des renseignements périmés, explique la Dre Fraser qui est également chef du Département de chirurgie générale à l’HGJ.

« De plus », dit-elle, « certains parmi nous travaillaient encore en vase clos. Si un problème se présentait, nous ne savions pas toujours à qui nous adresser ou qui était chargé de quoi, ce qui nous laissait vulnérables à des surprises désagréables ».

« Nous pouvons être beaucoup plus proactifs pour anticiper les problèmes et les traiter avant qu’ils ne deviennent incontrôlables ».

« Mais, maintenant, nous pouvons prendre des décisions plus efficaces, parce que nous sommes regroupés dans le même endroit. Nous pouvons aussi tirer parti des données récentes et pertinentes disponibles au sujet de l’HGJ et d’autres installations du CIUSSS, qui sont mises à jour sur nos écrans chaque demi-heure ».

Le lieu de toute cette activité est une salle spacieuse située au deuxième étage du pavillon B. L’information la plus récente sur l’état des patients et des autres usagers ainsi que leur situation, à l’HGJ et ailleurs dans le CIUSSS, est indiquée sur de grands écrans vidéo placés sur les murs.

Des représentants de plusieurs Directorats du CIUSSS, comme les Soins infirmiers, les soins de longue durée, la Réadaptation et le programme de Soutien à l’autonomie des personnes âgées (SAPA), sont assis devant des terminaux dans le Centre de commandement, où ils travaillent avec les gestionnaires pour superviser la fluctuation quotidienne du nombre de patients.

« Une véritable synergie se crée ici », de dire avec enthousiasme André Poitras, le coordonnateur clinico-administratif du Centre de commandement et le gestionnaire principal des Soins infirmiers, qui se réunit deux fois par jour avec la Dre Fraser et la coordonnatrice de la gestion des lits, Carol Viegas, pour discuter du flux des patients.

« Avant la création du Centre de commandement, nous nous réunissions habituellement seulement lorsqu’il y avait une situation urgente grave à laquelle il fallait réagir », ajoute Monsieur Poitras. « Ces situations se produisent encore, par exemple il y a eu une panne de courant récemment, mais nous avons été en mesure d’obtenir toutes les mises à jour dont nous avions besoin pour réagir rapidement ».

« Mais maintenant, nous avons également des réunions de routine pendant les périodes non urgentes, et nous pouvons être beaucoup plus proactifs pour anticiper les problèmes et les traiter avant qu’ils ne deviennent incontrôlables ».

« Tout est question de communication et d’avoir la possibilité de demander de l’aide », convient Madame Viegas. « Il est également incroyablement utile d’avoir une vue d’ensemble du CIUSSS sur les écrans. Je n’ai plus besoin d’attendre pour connaître le nombre d’admissions ou savoir si nous devons agir rapidement pour être en mesure de les accueillir. Tous les renseignements dont j’ai besoin sont devant moi ».

« Cela change déjà les choses dans la vie des patients à l’HGJ et à l’échelle de notre CIUSSS. Oublions le terme ‘réactif’. Notre nouvel objectif est la ‘prévention’ ».

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