Les nouvelles bornes numériques simplifient l’inscription des patient(e)s dans les cliniques externes à l’HGJ

L’objectif est d’installer des bornes dans au moins 17 cliniques d’ici le milieu de 2025

Les nouvelles bornes d’inscription numériques ont déjà été installées dans neuf cliniques externes à l’HGJ, et dix autres le seront d’ici le milieu de 2025. Ce déploiement vise à simplifier et à accélérer le processus d’inscription lors de l’arrivée des patients qui ont un rendez-vous.

Les bornes devraient également réduire les files d’attente qui peuvent être longues lorsque plusieurs patient(e)s arrivent en même temps pour s’inscrire auprès d’un membre du personnel de l’Hôpital, au comptoir d’accueil.

Selon Amirav Davy, gestionnaire de projet au sein de l’Équipe de santé numérique, même si les bornes n’éliminent pas toutes les files d’attente, celles qui se formeront seront habituellement plus courtes et elles avanceront plus rapidement.

Lorsque les patient(e)s seront habitué(e)s à utiliser les nouvelles bornes, le processus d’inscription sera plus rapide, puisqu’il suffira de scanner la RAMQ et de répondre à quelques questions courtes en touchant simplement l’écran tactile de la borne.

Il ajoute que les bornes d’inscription permettront aux membres du personnel d’avoir plus de temps pour s’occuper d’autres tâches, comme aider les patients ayant des besoins plus complexes ou devant prendre un rendez-vous de suivi.

Monsieur Davy ajoute que les bornes sont déjà utilisées dans les Divisions de chirurgie colorectale et d’endocrinologie, dans les Services d’ophtalmologie, d’orthopédie et d’otolaryngologie, ainsi qu’au Département de neurochirurgie, à l’Unité d’audiologie et à la Clinique de prélèvement sanguin du Département d’oncologie.

Le Centre de prélèvement, la Clinique des maladies infectieuses et les services de Triage au Département de l’urgence sont exclus pour le moment, puisque ces endroits ont leur propre système d’inscription initiale.

De plus, selon Monsieur Davy, les bornes seront éventuellement reliées au Dossier de santé connecté (DSC) qui, une fois achevé, permettra aux membres du personnel du CIUSSS d’accéder à une plateforme unique pour consulter l’ensemble de l’information relative à la santé de toute personne ayant reçu des soins dans n’importe laquelle des installations du CIUSSS. Le DSC facilitera en outre l’utilisation des bornes à l’échelle du CIUSSS pour de nombreux services aux patient(e)s.

Angie Dellis, spécialiste en procédé administratif de l’Équipe de santé numérique, note qu’elle et ses collègues sont également disponibles pour aider les membres du personnel des départements et des cliniques à s’assurer que chaque borne est conforme au flux de travail unique de chacun, dans chaque installation.

Les bornes rehaussent aussi la confidentialité des inscriptions, ce qui constitue un avantage important, souligne Monsieur Davy. En effet, auparavant, dans certaines unités et cliniques, les patient(e)s étaient appelé(e)s par leur nom au moment de voir le ou la professionnel(le) de la santé. En s’inscrivant auprès d’une borne, chaque personne reçoit un numéro qui s’affiche sur un écran plutôt que d’être appelée à haute voix.

Monsieur Davy et Madame Dellis savent que le nouveau système n’aurait pas pu être intégré aux services de l’Hôpital sans le soutien considérable de multiples Directions, puisque la mise en service d’une borne au sein d’une clinique exige une coordination importante.

Plusieurs étapes sont requises avant qu’une borne puisse être mise en place, notamment la création de l’infrastructure, le transport de la borne, l’installation des panneaux nécessaires, la mise en réseau et l’installation des ordinateurs (qui sont prises en charge par la Direction des technologies de l’information), la formation du personnel, les tests du système. Il est également essentiel de prévoir la présence de bénévoles pour aider les patient(e)s. Le Service de santé numérique et les TI offrent un soutien et de l’aide continus.

Parallèlement, les membres du personnel administratif et clinique de toutes les cliniques externes sont d’un apport indispensable à l’Équipe de Monsieur Davy pour la mise en œuvre des bornes. En effet, ces personnes jouent un rôle fondamental en veillant à ce que les bornes fonctionnent de manière optimale et répondent aux besoins des patient(e)s.

« Nous constatons déjà une rationalisation du processus d’inscription », ajoute Monsieur Davy, « et, lorsque tous les sites seront en ligne, nous sommes certains que les bornes rehausseront considérablement l’efficacité des enregistrements à l’échelle de l’Hôpital. »