Protéger la confidentialité de l’information sur la santé des usagers dans le dossier de santé connecté

L’expertise de l’archiviste médicale principale du CIUSSS aide à protéger les renseignements personnels

Comme un club sportif qui se bat pour remporter le championnat, l’Équipe qui élabore le dossier de santé connecté (DSC) du CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal place ses joueurs vedettes à des positions à la fois offensives et défensives.

Ces jours-ci, les projecteurs sont souvent braqués sur les joueurs offensifs, les membres de l’Équipe de santé numérique qui peaufinent les caractéristiques dynamiques qui révolutionneront la manière dont les données sur la santé seront enregistrées, conservées, récupérées, affichées et partagées.

Fondamentalement, ce mégaprojet permettra aux membres du personnel d’utiliser une plateforme numérique unique pour accéder rapidement et facilement à de l’information complète, intégrée et à jour au sujet des usagers des soins de santé et des services sociaux, dans toutes les installations du CIUSSS.

Les membres du personnel pourront accéder beaucoup plus facilement à l’information sur la santé des usagers, ce qui rehaussera l’efficacité du flux de travail.

Cependant, la réalisation du plein potentiel du DSC dépend aussi des efforts déployés par les joueurs défensifs clés, ceux qui jouent un rôle actif pour accroître la qualité de ce projet complexe en veillant à ce qu’il fonctionne en toute sécurité. Ces personnes s’assurent que la confidentialité de l’information sensible est maintenue à chaque étape, de la documentation initiale à la conservation à longue échéance.   

Depuis qu’elle est entrée au service du CIUSSS en 2016, Madame Desmarais est responsable de la gestion et de la protection de l’information personnelle des usagers, et chargée de stimuler continuellement la sensibilisation à la confidentialité, qu’il s’agisse de données affichées à l’écran d’un ordinateur ou sur papier.

Elle est chargée en outre de superviser la tenue des dossiers médicaux et de vérifier l’accès à ces dossiers, d’assurer la liaison avec les chercheurs et de valider la qualité et le codage des données transmises par le CIUSSS au ministère de la Santé et des Services sociaux.

Selon Madame Desmarais, toutes ces activités seront perfectionnées grâce au lancement du DSC, et elle travaille avec enthousiasme avec l’équipe de planification afin d’évaluer les options qui permettront au nouvel outil de fonctionner plus facilement et sans heurt pour tous les membres du personnel.

Madame Desmarais envisage ce projet comme l’un des plus importants de ceux auxquels elle a participé pendant sa carrière de 34 ans d’archiviste médicale et de gestionnaire de l’information sur la santé. Précédemment, elle a occupé des postes au CUSM, plus particulièrement à l’Hôpital de Montréal pour enfants, au Centre hospitalier de St. Mary, à l’Institut de recherches clinique, à l’Hôpital Charles-Le Moyne et dans différents sites à Chicoutimi et à Jonquière.

« Il n’y a rien de plus satisfaisant pour moi que de savoir que les usagers sont confiants et qu’ils peuvent se fier à l’intégrité, à la sécurité et à la confidentialité de l’information sur leur santé », dit-elle.

« Lorsque vous avez un problème de santé, vous devez déjà composer avec suffisamment de stress. Mais, savoir que vous pouvez confier votre information médicale à vos prestataires de soins est une très grande source de réconfort. Les usagers peuvent nous faire confiance et être certains que nous les aiderons. »

Madame Desmarais dit que ses fonctions resteront en grande partie les mêmes lorsque le DSC sera complètement opérationnel, mais que les nouveaux outils rehausseront son efficacité.

Cependant, elle devra faire preuve d’une vigilance et d’une surveillance accrue, puisque le DSC sera utilisé par beaucoup plus de personnes, qui auront besoin de soutien pour partager facilement l’information nécessaire et importante dans l’ensemble du CIUSSS.

Par conséquent, les membres du personnel, et même les usagers, devront être formés sur la manière de satisfaire aux normes légales requises dans le nouvel environnement numérique.

Madame Desmarais explique en outre que les avantages du DSC sont évidents : lorsque toutes les données au sujet de chaque usager auront été centralisées dans le DSC, les équipes de soins pourront consulter l’information la plus exacte et la plus récente, ce qui leur permettra de prendre des décisions réfléchies et éclairées au sujet du plan de soins de chaque usager.

De plus, des pratiques organisationnelles et des formations efficaces doivent être instaurées, pour assurer le maintien de la confidentialité.

Lorsque ces mesures de sécurité auront été mises en œuvre, chaque dossier numérique pourra seulement être consulté par les membres du personnel participant à la trajectoire de soins de l’usager. Les dossiers seront protégés grâce à une combinaison d’éléments de contrôles techniques et de paramètres de sécurité dans le DSC ainsi qu’aux dispositions des politiques et des procédures du CIUSSS en matière d’accès à l’information.

Parallèlement, le DSC doit avoir la capacité de maintenir un registre précis et détaillé de l’identité de chaque personne qui consulte un dossier ainsi que de l’heure et du lieu de la consultation.

Madame Desmarais ajoute qu’elle est confiante que tous ces éléments seront mis en place, puisque le DSC est développé non seulement par des professionnels chevronnés de l’informatique, mais aussi par des membres du Service des affaires juridiques, des spécialistes de la Sécurité de l’information et des experts comme elle.

« Lorsque je parle à des usagers préoccupés et que je leur explique quels sont leurs droits, et ce qui est fait pour veiller à la sécurité de leur information, ils me remercient et je suis heureuse du travail que je fais. »