Avril 2024Nouvelles

Un nouveau logiciel surmonte les complexités et transforme la planification des horaires à la Clinique d’oncologie

Moins d’attente pour les patients et efficacité accrue pour les membres du personnel

Un logiciel dynamique, mis en œuvre dernièrement au Centre du cancer Segal, a considérablement simplifié le processus complexe de planification des horaires des séances de chimiothérapie et d’immunothérapie des patient(e)s, et accru son efficacité

OROT, l’incubateur de santé connectée du CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’Île-de-Montréal, a joué un rôle essentiel en cernant l’outil idéal — développé par l’entreprise Gray Oncology Solutions de Montréal — en aidant à confirmer que le logiciel répondrait aux besoins de l’HGJ et en appuyant son acquisition.

Karine Lepage, infirmière et coordonnatrice clinico-administratif aux Départements de médecine et d’oncologie, explique que la planification de l’horaire d’une séance de chimiothérapie ou d’immunothérapie est beaucoup plus compliquée que la planification de celui de simples prélèvements sanguins, par exemple.

Il est particulièrement important, dit-elle, que nous nous assurions que les 645 patient(e)s qui viennent régulièrement à la Clinique d’oncologie reçoivent tout le soutien personnel dont ils et elles ont besoin de la part des 10 infirmier(ère)s présent(e)s — tout en comprenant que ces personnes ont également besoin de temps pour leurs repas et leurs pauses

Tous les efforts possibles sont déployés pour que les patient(e)s n’attendent pas inutilement, et pour éviter qu’un fauteuil de traitement reste inoccupé pendant une longue période, ajoute Madame Lepage.

Et, ce n’est pas tout : les patient(e)s reçoivent différents types de traitements pour des durées distinctes, selon la complexité de leurs besoins médicaux. Et, un(e) seul(e) infirmier(ère) est habituellement chargé(e) de plusieurs patient(e)s(e)s à la fois.

Cela signifie que les rendez-vous doivent être échelonnés de manière à permettre à chaque infirmier(ère) de commencer le traitement, d’effectuer le suivi et l’évaluation et de mettre fin au traitement, idéalement, au moment pertinent pour chaque patient(e).

Accorder à chaque personne le mérite qui lui revient

Karine Lepage reconnaît l’apport essentiel des membres du personnel pour la mise en ɶuvre du logiciel de planification Gray au sein de la Clinique d’oncologie, notamment :

  • Jasmine Alami, infirmière-cheffe de la Clinique d’oncologie
  • Alexandra Novitskaya, infirmière clinicienne et infirmière-cheffe adjointe de la Clinique d’oncologie
  • Renata Benc, conseillère-cadre en Soins infirmiers
  • Josée Duquette, adjointe administrative

Pour toutes ces raisons interdépendantes, les unes des autres, un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps plein et un(e) infirmier(ère) à temps partiel sont chargé(e)s d’établir l’horaire des séances à la Clinique d’oncologie. Cependant, comme ces professionnel(le)s utilisaient auparavant un outil statique, les résultats étaient souvent loin d’être optimaux.

« Nous étions en mesure de déplacer un rendez-vous individuel à différents endroits de l’horaire », dit Madame Lepage, « mais le logiciel ne nous aidait pas à décider ce qui serait le plus efficace. Il n’y avait aucune capacité décisionnelle numérique. »

Le logiciel Gray permet d’optimiser le temps des infirmier(ère)s et de donner aux patient(e)s le sentiment rassurant que tout est ponctuel et effectué avec l’attention requise pour assurer leur confort et répondre à leurs besoins médicaux.

Au Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM), qui a mis en œuvre cette application avant l’HGJ, le nombre de traitements a augmenté de cinq pour cent, sans personnel supplémentaire. Madame Lepage remarque également une hausse du taux de la satisfaction au travail des infirmier(ère)s de la Clinique d’oncologie au CHUM.

« Le système informatisé qui, avec une supervision minimale et en quelques seconds, peut cerner les possibilités que nous en tant qu’humains n’avons pas la capacité d’envisager ou d’en tirer parti. »

Cependant, dit-elle, l’efficacité n’est pas le seul objectif : un membre du personnel révise toujours les recommandations du logiciel, afin de s’assurer qu’elles sont raisonnables pour les patient(e)s et pour le personnel.

Danina Kapetanovic, cheffe d’Innovation et dirigeante d’OROT au CIUSSS, dit qu’elle est heureuse d’avoir pu aider la Clinique d’oncologie à trouver la solution adéquate, « puisqu’établir les horaires en oncologie médicale peut être un cauchemar ».

« La Clinique a obtenu un système informatisé qui, avec une supervision minimale et en quelques seconds, peut cerner les possibilités que nous, en tant qu’humains, n’avons pas la capacité de voir ni d’utiliser. »

Cette démarche est conforme au mandat d’OROT de tirer parti de son expertise comme vecteur d’innovations, c’est-à-dire de déterminer quel type d’outil est requis à une fin particulière, et ensuite de s’assurer qu’il est mis entre les mains des personnes qui peuvent l’utiliser pour améliorer la qualité des soins et des services sociaux.

C’est la raison pour laquelle OROT est l’un des piliers de l’initiative Vos soins partout, l’approche globale et centrée sur les usagers du CIUSSS visant à fournir les bons soins, au bon moment, dans le lieu le plus pertinent, le plus sûr et le plus pratique pour les usagers des soins de santé.

À cette fin, Madame Lepage et Madame Kapetanovic ont étudié la question avec leurs collègues. Ensuite, cette dernière a mis en contact les membres de l’Équipe de Madame Lepage avec leurs homologues cliniques et des TI au CHUM pour déterminer si le logiciel Gray serait pertinent pour l’HGJ.

Madame Kapetanovic s’est également entretenue avec Jacques Laporte, le directeur des Services informatiques du CIUSSS, dans l’espoir qu’il puisse proposer une manière de payer pour l’acquisition et l’installation de la nouvelle application.

Monsieur Laporte a été à la hauteur de la situation en trouvant un Fonds du ministère de la Santé et des Services sociaux réservé à l’actualisation des infrastructures des installations de soins de santé. C’est ce qui a permis aux TI de préparer le logiciel en trois mois seulement, et de le mettre en œuvre en novembre 2023.

« Les TI ont fait un travail remarquable pour appuyer le processus et l’intégration de cette technologie », a souligné Madame Kapetanovic.

Maintenant, nous entendons faire profiter les patient(e)s de la Division de radio-oncologie des capacités du logiciel Gray pour « assurer une expérience transparente, que ce soit en oncologie médicale, en radio-oncologie ou dans les deux ».

« Jusqu’à maintenant, nous sommes ravis des résultats », ajoute Madame Lepage. « Lorsque nous tirons le meilleur parti des capacités des membres du personnel et du temps disponible, nos patient(e)s sont les personnes qui en bénéficient le plus. »

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